Meer dan een zaaksysteem
Toen Meierijstad op zoek ging naar een nieuw systeem, was één ding duidelijk: een traditioneel zaaksysteem voldeed niet meer.
"Vanuit veiligheid zijn we niet bezig met een archief creëren," vertelt Paul. "We zochten een registratiesysteem waarin je verbanden kunt leggen, informatie kunt terugvinden en dossiers echt kunt opbouwen. Dat is een heel andere manier van werken."
Na een aanbesteding kwam Atlas als beste uit de bus. Gebruiksvriendelijkheid, flexibiliteit van het systeem en onze eisen rondom beveiliging en privacy gaven uiteindelijk de doorslag.
Overzicht én samenwerking
Inmiddels wordt Atlas binnen meerdere veiligheidsthema's gebruikt, waaronder ondermijning, Bibob, openbare orde en veiligheid en zorg en veiligheid.
Volgens Paul zit de grootste winst niet alleen in het beter registreren van informatie, maar vooral in de samenwerking.
"Je wordt niet van het ene veld naar het andere gestuurd. Je bouwt een dossier echt op. In het logboek staat alle relevante informatie overzichtelijk bij elkaar en collega's kunnen daar direct op voortbouwen. Dat werkt veel prettiger dan losse mails of een traditioneel zaaksysteem."
Tegelijkertijd blijft gevoelige informatie goed afgeschermd. Per dossier bepaalt Meierijstad wie toegang krijgt. Zo blijft informatie alleen zichtbaar voor de mensen die deze nodig hebben, terwijl relevante signalen over verschillende domeinen zichtbaar worden wanneer dat nodig is.
"We hebben bewust gekozen voor verschillende werkgebieden. Tegelijkertijd kun je over die schotten heen kijken als daar aanleiding voor is. Zo houd je grip op informatie én stimuleer je samenwerking."
Samen groeien in het gebruik
Volgens Paul vraagt de overstap naar een platform als Atlas ook om een andere manier van werken.
"Je moet met elkaar afspreken wanneer je iets in Atlas zet, wie je toevoegt en hoe je dossiers opbouwt. Dat is even wennen, maar uiteindelijk haal je daar juist de meeste winst uit."
Die ontwikkeling ziet hij ook terug bij Pantyr.
"De lijnen zijn kort. Ik kan Anne altijd bellen of mailen en er wordt echt geluisterd naar feedback. Als meerdere gemeenten ergens tegenaan lopen, zie je dat Pantyr daar ook daadwerkelijk mee aan de slag gaat."
Juist die voortdurende doorontwikkeling spreekt hem aan.
"Een systeem moet blijven ontwikkelen. Nieuwe functionaliteiten, verbeteringen en ideeën vanuit andere gemeenten zorgen ervoor dat Atlas steeds beter wordt. Dat geeft vertrouwen voor de toekomst."
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van Atlas binnen jouw gemeente? Neem dan contact op met Joey via joey@pantyr.nl of bel 06 52 40 7152.