Thimo Winter werkt als analist bij het team Aanpak Ondermijning en werkt samen met Freek Edeling, informatiecoördinator en projectmanager ondermijning. Samen zijn zij nauw betrokken bij de manier waarop Leiden Atlas inzet en verder ontwikkelt.
Meer dan alleen registreren
Leiden had de dossiervorming voorheen al grotendeels ingericht in SharePoint. "We hadden het daar op zich goed ingericht," vertelt Freek. "Maar het werd onvoldoende ondersteund om ons echt goed te faciliteren. Vooral logging en archivering misten we."
Dat betekende veel handmatig werk. "Voor archivering en vernietiging was je soms twee dagen bezig. Daar hoef ik met Atlas helemaal niet meer over na te denken. Het zit gewoon in het systeem. Dat lijkt misschien een detail, maar voor het team is het essentieel. Informatie moet niet alleen beschikbaar zijn, maar ook aantoonbaar correct en herleidbaar worden vastgelegd. Daarom zijn we blij dat logging binnen Atlas zo uitgebreid is ingericht. Je weet wat er is gebeurd, wanneer iets is toegevoegd en wie welke actie heeft uitgevoerd."
Minder mail, meer samenwerken
Atlas wordt in Leiden inmiddels door een groot netwerk van partners gebruikt. Naast het eigen team werken onder andere handhaving, politie, omgevingsdiensten en interne partners zoals bouwtoezicht en burgerzaken met de omgeving. In totaal gaat het om bijna veertig betrokken partners.
"Ons doel is om het mailverkeer zoveel mogelijk te minimaliseren en communicatie echt via taken in Atlas te laten verlopen," vertelt Thimo. "Per dossier bepalen we wie toegang krijgt en wat iemand kan zien en mag doen."
Dat maakt samenwerken overzichtelijker én veiliger. Partners hoeven niet alle informatie uit een dossier te kennen. Ze krijgen toegang tot wat voor hun rol relevant is en kunnen vervolgens hun taak uitvoeren en de voortgang bijwerken.
"Het is voor partners natuurlijk even wennen als ze met een nieuw systeem gaan werken. Maar Atlas is heel intuïtief. We hebben het systeem zo kunnen inrichten dat het aansluit op ons proces en we kunnen gebruikers daarom zelf uitleggen hoe het werkt. Een korte uitleg is vaak genoeg om aan de slag te gaan.”
Flexibel in de praktijk
Een belangrijk voordeel van Atlas voor Leiden is de flexibiliteit. Het team merkt nog regelmatig wel iets op dat ze anders willen inrichten of willen toevoegen.
"Als we bijvoorbeeld merken dat we voor een inzageverzoek een aparte fase nodig hebben, kunnen we die gewoon toevoegen. Dat soort aanpassingen zijn heel makkelijk te doen.”
Dat is ook precies wat we prettig vinden aan Pantyr. Als we iets aangeven, wordt er echt naar geluisterd. Vaak kunnen we het zelf aanpassen, soms doet functioneel beheer het en soms pakt Pantyr het op."
Die samenwerking sluit aan bij de manier waarop Leiden eerder al betrokken was bij de ontwikkeling van Atlas. "Wij wisten vrij goed hoe ons proces eruit moest zien. Daardoor konden we snel in een acceptatieomgeving aan de slag en aangeven wat we nodig hadden."
Een goed voorbeeld zijn de signaaltypen. Waar systemen vaak met een beperkt aantal standaard categorieën werken, gebruikt Leiden een veel uitgebreidere indeling. "Wij werken met de signaaltypen van Meld Misdaad Anoniem. Dat zijn er veel meer dan de standaard categorieën die je in veel systemen ziet. Pantyr heeft het systeem zo ingericht dat wij gewoon met onze signaaltypen kunnen werken."
Voor de implementatie van Atlas voor team Aanpak Ondermijning is het werkproces op een aantal punten aangescherpt en is er met succes een nieuwe DPIA uitgevoerd.
Steeds meer domeinen onder één dak
De inzet van Atlas blijft niet beperkt tot ondermijning. Ook juridische handhaving en verschillende veiligheidsthema's zijn inmiddels aangesloten of worden momenteel voorbereid. In totaal heeft Leiden straks vier processen binnen Atlas ingericht. En daar zit volgens Freek misschien wel de interessantste volgende stap: het domeinoverstijgend werken.
"Het kan nu nog zo zijn dat verschillende teams binnen dezelfde gemeente met dezelfde persoon of hetzelfde adres bezig zijn, zonder dat ze dat van elkaar weten. Dat is zonde. Door meerdere domeinen vanuit dezelfde omgeving te ondersteunen, ontstaat de mogelijkheid om die informatie beter bij elkaar te brengen en verbanden eerder te zien.”
Voor Leiden is dat een belangrijke volgende stap. Niet alleen meer informatie opslaan, maar die informatie ook beter benutten.
"Straks staat alles in Atlas”, vult Thimo aan. “Dan heb je complete logging, kun je beter verantwoorden, kun je rapportages maken en houd je veel meer controle over je informatie."
En daarmee groeit Atlas voor Leiden uit van een plek om dossiers te registreren naar een centrale informatiepositie voor verschillende domeinen en partners.