Van procesregisseur tot beleidsadviseur
Janny Twisk werkt al tien jaar bij de gemeente Krimpen aan den IJssel, waarvan de laatste vijf jaar als beleidsadviseur Zorg en Veiligheid. Daarvoor was ze procesregisseur bij het Sociaal Team. “In mijn werk draait het om mensen en situaties die vaak complex en urgent zijn,” vertelt Janny. “Ik adviseer het college van burgemeester en wethouders, maar ik sta ook midden in de praktijk. Soms moet er snel geschakeld worden, bijvoorbeeld bij huisverboden of crisiszorg, waarbij de burgemeester een cruciale rol speelt.” Ze is daarnaast verantwoordelijk voor het coördineren van hulpverlening in moeilijke situaties en het onderhouden van samenwerkingsverbanden met onder andere de politie, woningcorporaties en het sociaal domein. “Het is een uitdaging, maar juist die dynamiek maakt mijn werk zo interessant.”
De juiste ondersteuning en een goed systeem zijn hierin onmisbaar. “Je moet snel en zorgvuldig kunnen handelen,” legt Janny uit. “Atlas helpt ons om overzicht te houden, gegevens veilig te delen en processen soepel te laten verlopen. Dat maakt een enorm verschil in de praktijk.”
Van geen systeem naar Atlas
Toen Krimpen aan den IJssel de overstap maakte naar Atlas, was dat een enorme vooruitgang. “We hadden hiervoor eigenlijk geen vast systeem,” geeft Janny toe. “Dossieropbouw ging via losse documenten en Excel-bestanden in beveiligde mappen. Dat werkte niet meer afdoende.” De gemeente zocht een platform dat niet alleen geschikt was voor veiligheid, maar ook goed aansloot op het sociaal domein. “Het moest overzichtelijk zijn, maar ook flexibel genoeg om in te spelen op verschillende situaties.”
Na een uitgebreide selectieprocedure viel de keuze op Atlas. “We wilden een systeem dat met ons meebeweegt en niet in een keurslijf dwingt. Bij veel andere aanbieders hadden we die mogelijkheden niet.” Die vrijheid bleek een gamechanger. “We kunnen zelf zaken inrichten en aanpassen. Dat geeft ons grip op de manier waarop we werken.”
Waarom Atlas en Pantyr?
Een van de grootste voordelen van Atlas is de mogelijkheid om eenvoudig managementinformatie op te halen. “We leveren jaarlijks een verantwoordingsrapportage op. In Atlas kunnen we signaaltypes zelf bepalen en met één druk op de knop nieuwe categorieën toevoegen. Dat geeft ons de controle over wat we willen meten en hoe we dat presenteren.”
Ook de rapportagestructuur en de procesvolgorde per thema zijn aanpasbaar. “Dat klinkt misschien technisch, maar in de praktijk betekent het gewoon dat we ons werk makkelijker en slimmer kunnen doen,” zegt Janny enthousiast. “We kunnen trends signaleren en direct inspelen op veranderingen. Dat is echt een enorme meerwaarde.”
Ontwikkelingen en samenwerking met Pantyr
Krimpen aan den IJssel was een van de eerste gemeenten die met Atlas aan de slag ging en heeft het systeem door de jaren heen zien groeien. “We begonnen met zorg en veiligheid, maar inmiddels zetten we het breder in. We gebruiken Atlas nu ook voor de processen rondom ondermijning en bibob. En natuurlijk loop je dan tegen dingen aan die beter kunnen. Wat ik heel fijn vind, is dat Pantyr echt luistert naar gebruikers.”
Janny is enthousiast over de klankbordgroepen waarin gemeenten samen optrekken om Atlas verder te ontwikkelen. “Je merkt dat we niet zomaar een klant zijn, maar een serieuze partner. Als wij aangeven dat iets slimmer kan, wordt er ook echt iets mee gedaan. Die betrokkenheid maakt het systeem steeds beter.”
Atlas in de praktijk
Het systeem wordt dagelijks ingezet voor onder andere de persoonsgerichte aanpak bij ondermijning en woonoverlast. Ook de registratie van opvang voor Oekraïense vluchtelingen verloopt via Atlas. Dit brengt complexe wetgeving en privacy-uitdagingen met zich mee. “We werken met gevoelige informatie. Dan wil je zeker weten dat alles goed is afgeschermd. Bij een standaard gemeentelijk zaak-volgsysteem was dat lastiger. In Atlas kunnen we per casus instellen wie toegang krijgt. Dat geeft rust en zekerheid.”
Momenteel werken tien gemeentelijke medewerkers en twintig externe partners met Atlas. Externe gebruikers krijgen alleen toegang tot specifieke dossiers, afhankelijk van hun rol. “Bijvoorbeeld bij een melding van woonoverlast: die komt binnen en wordt toegewezen aan de procesregisseur woonoverlast. Als blijkt dat er meerdere signalen over dezelfde persoon zijn, wordt een regiedossier aangemaakt en relevante partners zoals politie en woningcorporatie gekoppeld.”
Janny ziet ook veel winst in de manier waarop Atlas overleggen ondersteunt. “Vroeger werkten we alles uit in Word en moesten we notulen handmatig overzetten in dossiers. Nu doen we dat direct in Atlas. Daardoor verzenden we geen gevoelige informatie meer via de e-mail. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.”
Toegevoegde waarde van Atlas
Voor Janny is Atlas meer dan alleen een systeem. “Het helpt ons om efficiënter samen te werken en tegelijkertijd zorgvuldig om te gaan met gegevensdeling. Dat is iets waar alle gemeenten mee worstelen: hoe werk je goed samen zonder de regels te overtreden?”
Daarnaast biedt Atlas functionaliteiten die zorgen voor naleving van privacyregels. “Bij andere systemen moesten we handmatig zorgen dat gevoelige informatie op tijd werd vernietigd. In Atlas gebeurt dat automatisch bij archivering. Dat is echt onderscheidend en voorkomt fouten.”
Voor Janny maakt Atlas het verschil in de dagelijkse praktijk. “Het is niet alleen een digitaal dossier. Het helpt ons om problemen sneller te signaleren, beter samen te werken en uiteindelijk betere hulp te bieden aan mensen die dat nodig hebben. Zonder Atlas zouden we werken met gefragmenteerde informatie en omslachtige processen. Nu hebben we een gestroomlijnd en veilig systeem dat ons werk echt versterkt. En dat zie je terug in de hulp die we kunnen bieden.”
Benieuwd hoe Atlas binnen jouw gemeente ingezet kan worden? Neem dan contact op met Joey van Haasen via joey@pantyr.nl of bel 06 5240 7152