De keuze viel uiteindelijk op Atlas. Vanwege de functionaliteiten en mogelijkheden, maar ook vanwege de combinatie van gebruiksvriendelijkheid, flexibiliteit, samenwerking tussen partners en het veilig kunnen delen van informatie.
Van verschillende wensen naar één keuze
"Gebruiksvriendelijkheid was voor ons een belangrijke voorwaarde", vertelt Sander, gebiedsregisseur ondermijning bij het HEIT. "We hebben veel verschillende gebruikers en partners. Dan wil je een systeem dat mensen snel begrijpen."
Dat bleek ook in de praktijk. "Een nieuwe collega met ongeveer dezelfde rol als ik wist eigenlijk direct waar hij moest zijn, zonder dat ik veel hoefde uit te leggen."
Van contract naar livegang
De keuze voor Atlas werd eind december gemaakt. In januari startte de implementatie en op 21 april gingen gemeente Den Haag en het HEIT live. Een ambitieus tijdpad, zeker gezien het aantal gebruikers en partners. Maar liefst 277 gebruikers die verbonden zijn aan het HEIT of gemeente Den Haag maken nu gebruik van Atlas.
Sebastiaan, projectmanager bij gemeente Den Haag, begeleidde de implementatie vanuit de gemeente. "Natuurlijk doe je een implementatie samen, maar Pantyr wist precies welke stappen nodig waren en nam daarin veel werk uit handen. Ik werd dus echt ontzorgd."
De samenwerking begon met een bijzondere kick-off. Omdat het aangaan van een samenwerking volgens Sebastiaan wel iets weg heeft van een partnerschap, werd de bijeenkomst op ludieke wijze vormgegeven. Een collega die ook buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand is, werd gevraagd om de bijeenkomst te leiden. Met muziek, een oorkonde en getuigen werd de samenwerking tussen gemeente Den Haag en Pantyr officieel 'bezegeld'.
Aansluiten op de praktijk
Echt standaard was de implementatie niet. Atlas wordt binnen gemeente Den Haag en het HEIT namelijk op verschillende manieren gebruikt.
HEIT-O werkt met ondermijningscasuïstiek, terwijl HEIT-P zich bezighoudt met processen rondom prostitutie, mensenhandel en seksuele uitbuiting. Dan is er nog het ondermijningsteam van gemeente Den Haag én kijken ze naar een bredere inzet binnen de organisatie.
"Bij het prostitutieteam merkten we dat onze werkwijze op sommige onderdelen nieuw was", vertelt Milou, teamcoördinator HEIT-P. "We houden toezicht op zowel vergunde als onvergunde prostitutie. Dat vraagt om verschillende processen, maar je wilt wel overzichtelijk blijven werken."
Gelukkig is dat geen probleem. "Atlas beweegt mee. Het systeem is flexibel genoeg om aan te sluiten op hoe wij werken, zonder dat we onze processen volledig hoeven om te gooien. Ook tijdens de implementatie en na livegang bleef en blijft Pantyr nauw betrokken. Er waren meerdere check-in momenten waarin de teams konden aangeven waar ze tegenaan liepen en welke wensen er nog waren.”
Honderden gebruikers, één gezamenlijke start
De schaal van de implementatie maakte het traject bijzonder. Het HEIT werkt voor 27 gemeenten en samen met een groot aantal partners. Daarnaast zijn er gemeenten die zelf al met Atlas werken en nu ook toegang hebben tot een HEIT-omgeving. Om iedereen goed mee te nemen, werden meerdere trainingsdagen georganiseerd voor gemeenten, basisteams en partners.
"Je zult mensen altijd moeten meenemen in een nieuw systeem", vertelt Milou. "Maar doordat we gezamenlijk zijn gestart en veel mensen direct hebben getraind, konden we snel aan de slag. En het systeem is echt intuïtief. Ook mensen die er minder vaak mee werken, kunnen hun weg goed vinden. Tegelijkertijd is het natuurlijk belangrijk dat alleen de juiste personen toegang hebben tot bepaalde dossiers. In Atlas is dat goed geborgd. Per dossier kan worden bepaald wie betrokken is. En wie vervolgens welke rechten heeft binnen dat dossier. Zo behouden we overzicht en kunnen we zorgeloos en veilig samenwerken.”
Stap voor stap verder
Binnen het HEIT wordt Atlas inmiddels dagelijks gebruikt. Gemeente Den Haag kiest bewust voor een gefaseerde implementatie. Binnen het domein ondermijning wordt Atlas per thema verder uitgerold.
"We pakken het stap voor stap aan", vertelt Ard. "Zo kunnen we per thema kijken hoe we werken, wat we van elkaar verwachten en hoe Atlas dat proces het beste ondersteunt."
Dat zorgt niet alleen voor een goede werkwijze van het systeem, maar ook voor nieuwe inzichten in bestaande werkwijzen. "Je gaat automatisch nadenken over hoe je informatie deelt, acties uitzet en processen kunt verbeteren."
Ook daarin blijft de samenwerking met Pantyr belangrijk. "De ervaring die Pantyr inmiddels bij andere gemeenten heeft opgebouwd, helpt ons daarbij. Ze kennen de praktijk, denken mee en kunnen aangeven hoe andere organisaties bepaalde vraagstukken aanpakken."
Voor Sander is het resultaat inmiddels duidelijk. "Atlas doet wat het beloofd heeft. Het werkt, is gebruiksvriendelijk en de partners weten hun weg te vinden. En als er iets is, is Pantyr goed bereikbaar. Ze kijken mee en denken ook verder."
De implementatie is daarmee geen eindpunt. Gemeente Den Haag en het HEIT bouwen stap voor stap verder aan de manier waarop Atlas wordt ingezet. En juist daar ligt ook de volgende stap: niet alleen werken vanuit hetzelfde systeem, maar informatie en samenwerking steeds beter met elkaar verbinden.
Benieuwd wat Atlas kan betekenen voor jouw gemeente? Neem dan contact op met Joey via joey@pantyr.nl of bel 06 52 40 7152.