Als coördinator ondermijning is Annemieke Veenboer verantwoordelijk voor het aansturen van het cluster ondermijning binnen de gemeente Zoetermeer. Ze vervult deze functie ruim twee jaar en is onder meer voorzitter van het lokaal signalenoverleg. Ook adviseert ze het college, de driehoek en de raad, en schrijft ze samen met collega’s beleid – zoals het vierjarige beleidsplan ondermijning. Een belangrijk onderdeel van haar werk: het vertalen van de Kadernota Veiligheid naar een concrete aanpak van ondermijning.
Intern zaaksysteem
Lange tijd werkte Zoetermeer met een systeem dat daar eigenlijk niet voor gemaakt was. “Ons interne zaaksysteem was vooral gericht op dienstverlenende processen, zoals het uitgeven van rijbewijzen. We gebruikten het nauwelijks in de praktijk. We wisselden informatie vooral uit via het RIEC-systeem, en hielden gegevens voor verantwoording en sturing bij in Excel-lijsten.” Toen begin 2024 de wet veranderde, was dat hét moment om over te stappen naar een nieuwe oplossing.
"We wilden niet meer met mail gaan werken. We wilden iets dat onze werkprocessen ondersteunt. Atlas was gebruiksvriendelijk, zelf aanpasbaar, en andere gemeenten waren positief.”
Inmiddels werkt Zoetermeer een paar maanden met Atlas. De ondermijningsmodule wordt gebruikt als inhoudelijk casussysteem.
“We zetten signalen in het systeem, delen ze intern of extern als dat nodig is, en bouwen dossiers op. Daarvoor hebben we in Atlas zelf fases ingericht.: van signalering tot uitvoering en afronding. Wat ik fijn vind, is dat die fases aansluiten op hoe wij werken. We hebben zelfs een extra fase toegevoegd, ‘monitoring’. Een soort on-hold-status voor dossiers. Dat heeft Pantyr gewoon goed voor ons ingericht, zodat het een-op-een aansluit bij ons werkproces.”
Overzicht en veiligheid
Behalve voor de behandeling van individuele casussen, gebruikt Zoetermeer Atlas ook voor rapportages. En zit de grootste winst in het overzicht en de veiligheid.
“We kunnen heel makkelijk zien wat voor signalen we krijgen, hoeveel meldingen er zijn, en hoe lang het duurt om dossiers te behandelen. Het systeem geeft veel inzichten. We hoeven geen Excel-lijsten meer bij te houden of dingen op een harde schijf te bewaren. Alles zit veilig in Atlas, inclusief bewaartermijnen.”
Verbeterpunten
Natuurlijk is niet alles perfect. Maar ook de contactmomenten, constante ontwikkeling en klantgerichtheid bevalt.
“Ieder kwartaal zijn er updates, en als je iets meldt, wordt het snel opgelost. Als je liever een oud, beproefd systeem hebt waarin je niks zelfstandig kunt aanpassen, moet je misschien ergens anders kijken. Maar als je een systeem zoekt dat meegroeit met je werkpraktijk, dan zou ik Atlas zeker aanraden.”