Juist in die samenwerking komt veel informatie samen. En dat was voor de komst van Atlas niet altijd eenvoudig.
Van losse informatie naar één gezamenlijk beeld
"Voorheen hadden we een Excel-lijst waarin we ons werk bijhielden en een bord waarop we meldingen en vervolgstappen noteerden," vertelt Milou, teamcoördinator HEIT-P. "Daarnaast ging er natuurlijk veel informatie via de mail. Dat maakte het lastig om overzicht te houden. Wie heeft welke melding opgepakt? Welke informatie is al bekend? Wat is de volgende stap? En welke partners zijn al betrokken? Nu is de werkwijze duidelijk: alles komt samen in Atlas.”
Gemeenten en basisteams kunnen zelf meldingen aanmaken. De HEIT-medewerkers zien deze vervolgens direct terug en kunnen de opvolging vanuit hetzelfde systeem organiseren. Zo zien alle betrokkenen welke acties zijn uitgezet, wie daarbij betrokken is en wat de actuele stand van zaken is.
"Voorheen moest je veel heen en weer mailen, ook over gevoelige informatie. Nu werken we vanuit één omgeving. Dat geeft niet alleen meer overzicht, maar maakt de samenwerking ook een stuk veiliger”, aldus de teamcoördinator HEIT-P.
Samenwerken zonder dat iedereen alles hoeft te zien
De kracht van Atlas zit voor het HEIT niet alleen in het verzamelen van informatie. Net zo belangrijk is het feit dat verschillende organisaties kunnen samenwerken zonder dat iedereen automatisch toegang krijgt tot alle informatie.
Per dossier kan worden bepaald wie betrokken is en wat iemand mag zien of toevoegen. Daardoor kunnen gemeenten, politie en andere partners gericht samenwerken, terwijl gevoelige informatie op de juiste plek blijft en beperkt beschikbaar is. “We konden zelf met HEIT echt bepalen hoe het eruit moest zien. We kregen een acceptatieomgeving om mee te stoeien en konden aangeven waar het nog beter kon”, aldus Sander, gebiedsregisseur HEIT-O. “Ik ben niet alleen bij de implementatie betrokken geweest, maar ook echt eindgebruiker. Atlas is wat ik dagelijks gebruik.”
Dat is belangrijk binnen de verschillende processen waarin het HEIT actief is. Een melding kan bijvoorbeeld vanuit een gemeente binnenkomen, waarna blijkt dat andere partners al over relevante informatie beschikken. Zo kan een signaal over een onderneming uit een van de HEIT-gemeentes aanleiding zijn voor een gezamenlijke controle met verschillende partners. Wanneer meerdere organisaties vanuit hun eigen expertise informatie toevoegen, ontstaat een vollediger beeld en kan gerichter worden bepaald welke vervolgstappen nodig zijn.
"Vroeger moest je dat allemaal afzonderlijk uitvragen: zijn jullie bekend met deze locatie, deze personen of deze onderneming? Nu kunnen we veel beter vanuit één gezamenlijk proces werken", voegt Sander toe.
Ook verbanden worden sneller zichtbaar
Voor HEIT-P speelt nog een andere ontwikkeling. Het team werkt met zowel vergunde als onvergunde prostitutie. Die processen vragen om een andere inrichting, maar kunnen tegelijkertijd met elkaar verbonden zijn. Ook daar helpt Atlas om informatie beter te structureren en verbanden zichtbaar te maken.
“Wanneer vandaag een controle plaatsvindt op een locatie, kan relevante informatie bij een volgende melding of controle opnieuw naar voren komen. Bijvoorbeeld wanneer adressen, personen of andere gegevens met elkaar in verband staan. De waarde daarvan groeit naarmate het systeem verder wordt gevuld”, licht Milou toe.
Eén platform, ook over organisatiegrenzen heen
De schaal waarop het HEIT werkt maakt de samenwerking extra interessant. Veel van de 27 aangesloten gemeenten gebruiken Atlas zelf ook al binnen hun eigen organisatie voor de lokale informatieverwerking. Tegelijkertijd hebben zij toegang tot de HEIT-omgeving wanneer zij regionaal samenwerken.
Ook binnen gemeente Den Haag wordt Atlas stap voor stap breder ingezet. De start ligt bij ondermijning, maar de ambitie reikt verder. “Door per thema te kijken hoe processen en samenwerking het beste worden ingericht, ontstaat steeds meer ruimte om Atlas ook in andere domeinen in te zetten”, licht Ard, senior beleidsadviseur ondermijning bij gemeente Den Haag, toe.
Dat past bij de ontwikkeling die Pantyr voor ogen heeft: één flexibel informatieknooppunt waarin organisaties en partners kunnen samenwerken op een manier die aansluit bij hun eigen praktijk.
"Atlas is heel gebruiksvriendelijk," klinkt het vanuit het HEIT. "Ook mensen die er maar af en toe mee werken, weten over het algemeen snel hun weg te vinden."
En juist dat is essentieel wanneer zoveel verschillende organisaties samenwerken. Eén platform betekent namelijk pas echt één informatieknooppunt wanneer iedereen er ook daadwerkelijk mee wil en kan werken.
Benieuwd wat Atlas kan betekenen voor jouw gemeente? Neem dan contact op met Joey via joey@pantyr.nl of bel 06 52 40 7152.