Deel 1: Atlas voor het privacy protocol aanpak ondermijning.
Veel gemeenten werken met een privacy protocol waarin staat beschreven hoe meldingen en dossiers met betrekking tot ondermijning worden behandeld en opgevolgd. Vaak wordt dit protocol opgesteld naar voorbeeld van het model privacy protocol binnengemeentelijke gegevensdeling ten behoeve van de bestrijding van ondermijning. Het volgen van dit protocol is in de praktijk echter uitdagend. Daarom hebben wij Atlas ontwikkeld, om gemeenten te versterken in hun aanpak van ondermijning en gerelateerd veiligheidsthema’s.
Samenwerking
Atlas is ontwikkeld in co-creatie met meerdere gemeenten om te ondersteunen aan het privacy protocol aanpak ondermijning van gemeenten in heel Nederland. In de praktijk zien wij dat elke gemeente hun werkproces nét iets ander inricht. Daarom bieden wij in Atlas een aantal knoppen om aan te draaien, zodat Atlas aansluit op ieder privacy protocol van welke gemeente dan ook. Ons team helpt natuurlijk bij een goede implementatie en inrichting van het platform.
Hoe dat werkt? Dat leggen wij jou uit aan de hand van drie functionaliteiten.
Fasering
In Atlas worden dossiers uitgewerkt over verschillende fasen, bijvoorbeeld: signaal-, onderzoeks-, uitvoerings- en monitoringsfase. De gemeente kan deze fasen aanpassen, uitbreiden en inrichten naar wens. Het is mogelijk om criteria toe te voegen aan een fase. Deze criteria kunnen zowel verplicht als optioneel zijn en dienen als controle voor de behandelaar zodat het privacy protocol wordt gevolgd. Daarbij is het mogelijk om toestemming in te regelen voor specifieke gebruikers.
Een praktijkvoorbeeld: De gemeente heeft in het privacy protocol opgenomen dat de CISO een controle doet op een dossier wanneer het team van de onderzoeksfase naar de uitvoeringsfase gaat. De aangewezen persoon krijgt een notificatie dat er een controle klaar staat, kan deze voltooien en het dossier vervolgt het proces.
.png)
Bewaartermijnen
Om te voldoen aan de AVG en bewaartermijnen van het privacy protocol is het van belang dat meldingen en dossiers worden verwijderd na het verlopen van de vastgestelde bewaartermijn. Atlas waarborgt voor de gemeente dat de bewaartermijn wordt nageleefd en waarschuwt wanneer een bewaartermijn verloopt. Na verstrijken van de bewaartermijn wordt de informatie automatisch verwijderd. De gemeente heeft zelf de regie over het instellen van verschillende bewaartermijnen. In de meeste gevallen hangt de bewaartermijn af van de HIT of NO-HIT contstatering op een melding.
Rollen & rechten
Binnen Atlas kunnen medewerkers van de gemeenten en partners van externe organisaties samenwerken. Zo kunnen partners betrokken worden binnen de veilige omgeving van Atlas, in plaats van e-mail als onderling communicatiemiddel. Om te verzekeren dat elke gebruiker alleen ziet waar deze persoon voor is geautoriseerd maakt Atlas het mogelijk om rollen met specifieke rechten toe te kennen aan gebruikers op detailniveau. Elke gebruiker krijgt een rol toegewezen die de toegang en rechten bepaalt. Zo heeft Atlas onder andere de rollen: administrator, behandelaar en functioneel beheerder. De gemeente bepaalt zelf wie toegang heeft tot hun Atlas omgeving.
Contact
Fasering, bewaartermijnen en rollen & rechten zijn voorbeelden van functionaliteiten in Atlas die het werk van gemeentelijke veiligheidsprofessionals efficiënter maken. Bovenal zorgen deze functionaliteiten ervoor dat de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving. Ben je benieuwd wat Atlas voor jouw gemeente kan betekenen? Wij laten jou graag zien wat Atlas in huis heeft! Neem contact met ons op.
In de volgende blog van deze reeks over informatiebeveiliging en data ethiek gaan wij in op Meld een Vermoeden als veilig gemeentelijk meldpunt. Wil je op de hoogte blijven? Meld je aan voor onze nieuwsbrief.
.png)